Het kiezen van een oplossing voor automatisering van documenten kan een uitdaging op zich zijn. Het aantal aanbiedingen is de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen.

Met dat in gedachten zijn niet alle oplossingen op dezelfde manier gemaakt. Hier zijn 5 functies die uw oplossing nodig heeft als u wilt dat deze oplossing voor u werkt:

  1. "Repeats/Loops": u wilt dat gebruikers meerdere partijen kunnen toevoegen, zonder dat alle verschillende mogelijkheden voor het aantal partijen moet worden gecodeerd in de template. Dit vermindert de tijd die aan de automatisering zelf wordt besteed aanzienlijk en biedt tevens een zeer flexibele ervaring voor de gebruiker bij het beantwoorden van de vragen.
  2. Woordstijlen en kruisverwijzingen: uw oplossing moet het uiterlijk van uw documentatie kunnen behouden en automatisch dingen zoals kruisverwijzingen en inhoudsopgaven kunnen bijwerken.
  3. Tabellen en berekeningen: u moet onvermijdelijk een tabel in Word automatiseren en uw output moet automatisch het juiste aantal rijen bevatten, samen met alle berekende gegevens.
  4. Integraties: de beste oplossingen die er zijn, kunnen worden geïntegreerd met anderen, zoals uw DMS (Document Management Systeem), eSignature-aanbieders of de Kamer van Koophandel.
  5. Toegangsrechten: gebruikers hebben mogelijk niet allemaal hetzelfde machtigingsniveau om documenten op te stellen, daarom is het belangrijk dat u de toegangsrechten kunt scheiden of ze toegang hebben tot Word- of PDF-bestanden.

Overige overwegingen zijn de conversie van cijfers naar woorden (ook in meerdere talen), de mogelijkheid om meerdere documenten tegelijk te genereren via het uploaden van een spreadsheet of workflows waarin goedkeuringen worden geregeld.